Relaciones en grupo

Esas tenaces enemigas del trabajo

por Andrea Turchi -

Disruptivas y molestas, las interrupciones impiden o dilatan la posibilidad de progresar en la realización de tareas. Percibidas tan negativamente que han sido bautizadas “la plaga del trabajo y la organización”, es posible convivir con ellas y organizar el trabajo adecuadamente.

Ya sea que tomen la forma de reuniones extemporáneas, líos de servicio al cliente, propuestas de último minuto, o charlas con compañeros, las interrupciones roban parte del tiempo y la energía necesarios para desarrollar el trabajo.

Ubicuas en la vida laboral actual, en muchos casos la realidad organizacional las propicia.

Dado que muchos trabajos implican múltiples y alternados procesos, suelen aparecer actividades extras que requieren dedicación inmediata y cambian el punto de atención cortando la conexión con la tarea.

Ciertos ambientes físicos y climas pueden fomentar las interrupciones. Las culturas informales y los espacios abiertos de trabajo, diseñados para facilitar la comunicación y el acceso ofrecen, junto con la posibilidad de encuentros inesperados, ruidos del entorno, conversaciones en voz alta, música y otros posibles elementos disruptivos de la concentración.

También, los avances tecnológicos han aumentado las formas en que una persona o grupo puede interrumpir a otros. El correo electrónico, la mensajería instantánea, los celulares, son, al mismo tiempo que maravillosas formas de estar conectados, insidiosos entrometidos en todo lugar y momento, capaces de discontinuar los procesos atencionales.

Sin embargo, es posible convivir armónicamente con las interrupciones, y gestionar tiempos y ocupaciones adecuadamente. Para ello, es importante fijarse en los diferentes tipos de interrupción y en sus potenciales consecuencias.

Intrusiones

Una intrusión es un encuentro inesperado generado por otra persona, que traba el fluir del trabajo y provoca un alto temporario. Visitas no acordadas, llamadas inoportunas, por ejemplo, imponen pasar tiempo interactuando con otros, lo que puede no ser instrumental ni positivo.

Veamos el caso de Juan X, que tiene que preparar un denso informe sobre su empresa a los efectos de presentarlo al banco para solicitar un préstamo. Lleva una semana enfrascado totalmente en el trabajo, pero sus empleados en la oficina, y los chicos y la esposa en la casa, dificultan su concentración imponiéndole interacciones inesperadas y frecuentes, y le será muy difícil completarlo a tiempo.

Pausas

Recesos espontáneos o planeados que interrumpen la tarea y habilitan el descanso. Ocurren voluntariamente, cuando los trabajadores están aburridos, frustrados o necesitan un respiro o pueden generalizarse al incluirlos en la rutina organizacional.

Tienen una connotación positiva dado que permiten el reposo y fomentan la reconexión y la creatividad. Pero pausas excesivas o muy largas pueden atentar contra el logro de objetivos y alterar el enfoque en la labor.

Un corte cada tanto en la tarea de escribir su informe habilitaría a Juan para reunirse con sus empleados y, en casa, para alternar con su familia.

Distracciones

Estímulos externos o actividades secundarias desvían la atención de la tarea específica e interrumpen la concentración. Pueden ser hasta placenteros o divertidos pero son considerados disfuncionales en los ambientes de trabajo.

A Juan le resulta mucho más difícil trabajar intensamente en su casa que en la oficina, porque suele engancharse con juegos y deportes con sus hijos.

Discrepancias

Ocurren cuando la persona percibe inconsistencias significativas entre sus conocimientos y expectativas de la tarea y la información que recibe en ese momento. Interrumpen el proceso automático de realización de la labor y motivan reacciones emocionales. Su resolución depende de la naturaleza de la persona, del tipo de trabajo y del tiempo de respuesta.

Si la persona no se queda paralizada por su reacción emocional, es posible que la discrepancia active un proceso de aprendizaje y adaptación activa.

Juan está a mil porque no llega. La secretaria le avisa que le pasaron el chisme que el Banco ha modificado las condiciones de presentación de pliegos. La primera impresión del empresario es que tiene que tirar todo por la ventana y se quiere morir. Se siente culpable porque abandonó a su familia y estresó a sus colaboradores. Más tranquilo, opta por llamar al Banco para averiguar qué cambió y en tal caso, pedir una prórroga.

Recuadro:

¿Qué hacer?

Desde la estrategia organizacional y la voluntad personal es posible: Descubrir la causa de las interrupciones y transformarlas en acciones planificadas. Darles espacio, tiempo y forma acotados. Quitarles el peso de su imprecisión e inoportunidad y transformarlas en acciones positivas y necesarias.

¡Hasta la Próxima!

Andrea

Andrea Turchi es Consultora Organizacional y Diseñadora y Coordinadora del Programa de Entrenamiento en Coaching Comunicacional. También escribe el blog“A partir de una frase” y coordina Proyecto Contagia Lectura, galardonado con el Premio Hormiguita Viajera 2012 y Círculo de Coaching. Esta columna pertenece a “La Columna” , publicada en La Opinión.

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